Kapitel 14

Spesenerfassung

Auslagen erfassen, freigeben, abrechnen — vom Beleg auf dem Handy bis zum Export an die Finanzbuchhaltung. Die Ansätze sind konfiguriert, nicht einprogrammiert, und gelten je Rechtsträger.

Der Weg einer Spese

Die Mitarbeiterin erfasst die Auslage unter Spesen und hängt den Beleg an.

Sie reicht sie ein — damit geht sie an die vorgesetzte Person.

Die Linienverantwortung (Operations / Teamleitung) gibt frei oder lehnt mit Begründung ab.

Die Buchhaltung erstellt am Monatsende je Person eine Abrechnung, sperrt sie und markiert sie als bezahlt.

Der CSV-Export geht an die Finanzbuchhaltung.

Status	Bedeutung	Wer kann noch ändern
Entwurf	Erfasst, noch nicht eingereicht.	Die erfassende Person
Eingereicht	Wartet auf Freigabe.	Niemand
Freigegeben	Von der Linie bewilligt, wartet auf die Monatsabrechnung.	Niemand
Abgelehnt	Mit Begründung zurückgewiesen.	Die erfassende Person — korrigieren und neu einreichen
Bezahlt	Teil einer bezahlten Monatsabrechnung.	Niemand — die Periode ist geschlossen

Für Mitarbeitende

Spesen liegt im Menü bei Persönlich & Team, gleich nach der Zeiterfassung, und steht allen Mitarbeitenden offen — nicht nur Coaches. Auf Meine Spesen siehst Du alle eigenen Einträge mit Status und Gesamtsumme.

Beim Erfassen wählst Du die Spesenart. Was Du danach eingibst, hängt von ihr ab:

Einheit	Du erfasst	Der Betrag entsteht
km	die gefahrenen Kilometer	Kilometer × hinterlegter Ansatz
Tag	die Anzahl Tage	Tage × hinterlegter Ansatz
Pauschal	nichts	der hinterlegte Fixbetrag
Beleg	den Betrag ab Quittung	genau dieser Betrag

Der Fallbezug ist freiwillig und dient der Zuordnung. Ist bei einer Spesenart ein Beleg zwingend, lässt sie sich ohne Foto oder Scan nicht einreichen. Als Entwurf sichern hält den Eintrag offen; Einreichen gibt ihn aus der Hand. Eine abgelehnte Spese kannst Du korrigieren und erneut einreichen.

Klientendaten bleiben geschützt

Schreibst Du eine Beschreibung zu einer Spese mit Fallbezug, werden Namen und Kontaktangaben vor dem Speichern tokenisiert — dieselbe Regel wie im Verlauf. Belege liegen in einem geschützten Ablagebereich und sind nur über einen kurzlebigen, personenbezogen berechtigten Link abrufbar, nie öffentlich.

Für die Linienverantwortung

Operations, Teamleitung und Geschäftsleitung sehen zusätzlich den Reiter Freigabe mit allen eingereichten Spesen der eigenen Rechtsträger. Zu jedem Eintrag siehst Du Datum, Spesenart, Betrag, Fallbezug und die Beschreibung; den Beleg öffnest Du direkt aus der Zeile.

Vier-Augen-Prinzip

Eigene Spesen kannst Du nicht selbst freigeben — auch als Teamleitung nicht. Die Freigabe hält fest, wer wann entschieden hat; eine Ablehnung nimmt eine Begründung mit, die die erfassende Person sieht.

Für Buchhaltung & Administration

Der Reiter Abrechnung ist der Monatsabschluss. Du wählst die Periode (JJJJ-MM) und lässt die Abrechnungen erstellen: pro Person entsteht eine Abrechnung über alle freigegebenen Spesen dieses Monats.

Aktion	Wirkung
Abrechnung erstellen	Bündelt die freigegebenen Spesen des Monats je Person und rechnet die Summe.
Sperren	Friert die Periode ein — in diesem Monat sind keine neuen oder geänderten Spesen mehr möglich.
Als bezahlt markieren	Schliesst die Abrechnung ab und setzt alle enthaltenen Spesen auf bezahlt.
CSV-Export	Eine Zeile je Spese für die Finanzbuchhaltung.

Der Export ist bewusst neutral gehalten — Periode, Mitarbeitende:r, E-Mail, Datum, Spesenart-Code, Spesenart, Menge, Einheit, Betrag, Währung, Fall, Status, Beleg und Beleg-ID — damit sich eine Zuordnung auf das Finanzsystem darüberlegen lässt, ohne das Datenmodell zu ändern.

Zeitausweis — Stunden, Wegpauschalen und Spesen in einem Monat

Seit der Spesenregelung vom 1. Juli 2026 laufen Zeit und Spesen zusammen: Unter Zeitausweissiehst Du Deinen Monat so, wie er an die Lohnbuchhaltung geht — Stunden je Gefäss mit dem hinterlegten Ansatz (extern / intern), Wegpauschalen je Einsatz, die daraus abgeleiteten steuerfreien Fahrtkosten (Kilometer × Ansatz) und die Wegzeitentschädigung, Deine freigegebenen Spesen und alle Hinweise zur Prüfung.

Du erfasst Zeit in Minuten — im Wochenraster, am Termin oder aus dem Kalender. Interne Gefässe wie Intervision oder Einarbeitung legst Du mit einem Klick unter «Schnell erfassen» an.

Am Termin vor Ort bestätigst Du die Wegpauschale (Stufe nach Reisezeit) und trägst die effektiv gefahrenen Kilometer ein. Kilometer werden nie doppelt erfasst — die Fahrtkosten entstehen daraus automatisch.

Der Zeitausweis rundet pro Leistung, Tag und Fall auf die nächste Viertelstunde auf. Richtwerte (z.B. 0.5 h Vor-/Nachbereitung pro Einsatz) markieren einen Eintrag nur zur Prüfung — einzig die Höchstarbeitszeit von 11 Stunden pro Tag blockiert.

Am Monatsende prüfst Du und klickst Monat freigeben. Die Linie gibt frei oder weist mit Begründung zurück; die Buchhaltung sperrt, zahlt aus und exportiert das Finanz-CSV.

Fehlt zu Coaching-Zeit auf einem Fall die Dokumentation (Sitzungsnotiz, Kontakteintrag oder STAO am selben Tag), kannst Du trotzdem weiter Zeit erfassen — das Wochenraster zeigt Dir die offenen Einträge der Vorwoche als Hinweis. Verbindlich wird es bei der Freigabe: Solange ein Eintrag des Monats ohne Dokumentation ist, lässt sich der Monat nicht freigeben. namboOS listet Dir dann die betroffenen Tage, und ein Klick öffnet den Fall zum Nachtragen.

Sobald Du den Monat freigegeben hast, sind seine Zeiteinträge gesperrt — auch für die Linie und die Administration. Neue Einträge, Änderungen, Löschungen und das Bestätigen von Vorschlägen in diesem Monat werden abgelehnt, und ein Eintrag lässt sich auch nicht in einen gesperrten Monat hinein- oder aus ihm herausverschieben. Für eine Korrektur wird der Zeitausweis zuerst zurückgewiesen; danach bearbeitest Du die Einträge und gibst den Monat erneut frei. Ein Monat ohne Zeitausweis bleibt immer offen.

Was bei Dir landet, was über den Lohn läuft

Fahrtkosten (Kilometer, ÖV-Ticket, GA-Anteil) und die Verpflegung Festangestellter sind Spesen und steuerfrei. Die Wegzeitentschädigung — Wegpauschale minus Fahrtkosten — ist Lohnbestandteil für Coaches im Stundenlohn. Der Zeitausweis weist beides getrennt aus.

Spesenarten & Ansätze pflegen

Unter Administration → Spesenarten liegt der Katalog. Jede Spesenart hat einen Code, eine Bezeichnung, eine Einheit, optional einen Ansatz, die Angabe, ob ein Beleg zwingend ist, sowie seit der Spesenregelung ein Gültig ab, eine Tageslimite und Monatslimiten nach Beschäftigungsgrad (Verpflegung). Die Ansätze je Gefäss für den Zeitausweis pflegst Du unter Administration → Leistungen → Abrechnung Coach: Eine Änderung ist ein neuer Satz mit späterem Gültig-ab, damit vergangene Monate unverändert bleiben.

Kein Ansatz steht im Code

Ansätze ändern sich und unterscheiden sich zwischen Teams und Rechtsträgern. Deshalb kommt jeder Betrag aus dem Katalog. Eine Spesenart ohne Rechtsträger gilt für alle; eine Spesenart mit Rechtsträger und gleichem Code überschreibt sie für diesen — dieselbe Logik wie beim Leistungskatalog.

Setzt Du eine Spesenart auf inaktiv, verschwindet sie aus der Auswahl, bereits erfasste Spesen bleiben aber unverändert. Historische Beträge werden nie rückwirkend neu gerechnet: Der Betrag wird beim Erfassen und beim Bearbeiten festgehalten, nicht bei jeder Anzeige.