Kapitel 14

Spesenerfassung

Auslagen erfassen, freigeben, abrechnen — vom Beleg auf dem Handy bis zum Export an die Finanzbuchhaltung. Die Ansätze sind konfiguriert, nicht einprogrammiert, und gelten je Rechtsträger.

Der Weg einer Spese

Die Mitarbeiterin erfasst die Auslage unter Spesen und hängt den Beleg an.

Sie reicht sie ein — damit geht sie an die vorgesetzte Person.

Die Linienverantwortung (PCC / Teamleitung) gibt frei oder lehnt mit Begründung ab.

Die Buchhaltung erstellt am Monatsende je Person eine Abrechnung, sperrt sie und markiert sie als bezahlt.

Der CSV-Export geht an die Finanzbuchhaltung.

Status	Bedeutung	Wer kann noch ändern
Entwurf	Erfasst, noch nicht eingereicht.	Die erfassende Person
Eingereicht	Wartet auf Freigabe.	Niemand
Freigegeben	Von der Linie bewilligt, wartet auf die Monatsabrechnung.	Niemand
Abgelehnt	Mit Begründung zurückgewiesen.	Die erfassende Person — korrigieren und neu einreichen
Bezahlt	Teil einer bezahlten Monatsabrechnung.	Niemand — die Periode ist geschlossen

Für Mitarbeitende

Spesen liegt im Menü bei Persönlich & Team, gleich nach der Zeiterfassung, und steht allen Mitarbeitenden offen — nicht nur Coaches. Auf Meine Spesen siehst Du alle eigenen Einträge mit Status und Gesamtsumme.

Beim Erfassen wählst Du die Spesenart. Was Du danach eingibst, hängt von ihr ab:

Einheit	Du erfasst	Der Betrag entsteht
km	die gefahrenen Kilometer	Kilometer × hinterlegter Ansatz
Tag	die Anzahl Tage	Tage × hinterlegter Ansatz
Pauschal	nichts	der hinterlegte Fixbetrag
Beleg	den Betrag ab Quittung	genau dieser Betrag

Der Fallbezug ist freiwillig und dient der Zuordnung. Ist bei einer Spesenart ein Beleg zwingend, lässt sie sich ohne Foto oder Scan nicht einreichen. Als Entwurf sichern hält den Eintrag offen; Einreichen gibt ihn aus der Hand. Eine abgelehnte Spese kannst Du korrigieren und erneut einreichen.

Klientendaten bleiben geschützt

Schreibst Du eine Beschreibung zu einer Spese mit Fallbezug, werden Namen und Kontaktangaben vor dem Speichern tokenisiert — dieselbe Regel wie im Verlauf. Belege liegen in einem geschützten Ablagebereich und sind nur über einen kurzlebigen, personenbezogen berechtigten Link abrufbar, nie öffentlich.

Für die Linienverantwortung

PCC, Teamleitung und Geschäftsleitung sehen zusätzlich den Reiter Freigabe mit allen eingereichten Spesen der eigenen Rechtsträger. Zu jedem Eintrag siehst Du Datum, Spesenart, Betrag, Fallbezug und die Beschreibung; den Beleg öffnest Du direkt aus der Zeile.

Vier-Augen-Prinzip

Eigene Spesen kannst Du nicht selbst freigeben — auch als Teamleitung nicht. Die Freigabe hält fest, wer wann entschieden hat; eine Ablehnung nimmt eine Begründung mit, die die erfassende Person sieht.

Für Buchhaltung & Administration

Der Reiter Abrechnung ist der Monatsabschluss. Du wählst die Periode (JJJJ-MM) und lässt die Abrechnungen erstellen: pro Person entsteht eine Abrechnung über alle freigegebenen Spesen dieses Monats.

Aktion	Wirkung
Abrechnung erstellen	Bündelt die freigegebenen Spesen des Monats je Person und rechnet die Summe.
Sperren	Friert die Periode ein — in diesem Monat sind keine neuen oder geänderten Spesen mehr möglich.
Als bezahlt markieren	Schliesst die Abrechnung ab und setzt alle enthaltenen Spesen auf bezahlt.
CSV-Export	Eine Zeile je Spese für die Finanzbuchhaltung.

Der Export ist bewusst neutral gehalten — Periode, Mitarbeitende:r, E-Mail, Datum, Spesenart-Code, Spesenart, Menge, Einheit, Betrag, Währung, Fall, Status, Beleg und Beleg-ID — damit sich eine Zuordnung auf das Finanzsystem darüberlegen lässt, ohne das Datenmodell zu ändern.

Spesenarten & Ansätze pflegen

Unter Administration → Spesenarten liegt der Katalog. Jede Spesenart hat einen Code, eine Bezeichnung, eine Einheit, optional einen Ansatz, und die Angabe, ob ein Beleg zwingend ist.

Kein Ansatz steht im Code

Ansätze ändern sich und unterscheiden sich zwischen Teams und Rechtsträgern. Deshalb kommt jeder Betrag aus dem Katalog. Eine Spesenart ohne Rechtsträger gilt für alle; eine Spesenart mit Rechtsträger und gleichem Code überschreibt sie für diesen — dieselbe Logik wie beim Leistungskatalog.

Setzt Du eine Spesenart auf inaktiv, verschwindet sie aus der Auswahl, bereits erfasste Spesen bleiben aber unverändert. Historische Beträge werden nie rückwirkend neu gerechnet: Der Betrag wird beim Erfassen und beim Bearbeiten festgehalten, nicht bei jeder Anzeige.